Slimmer samenwerken bij Eigen Haard

Vastgoedbeheer is binnen Eigen Haard de divisie die het beheer en onderhoud aan de woningen uitvoert. Het is een grote divisie binnen Eigen Haard en cruciaal voor de klantwaardering.

‘Hoe goed je het ook doet, er is altijd ruimte voor verbetering. Bijvoorbeeld in de samenwerking met de leveranciers’, zegt Frans van de Kerkhof, directeur Vastgoedbeheer. ‘Er gaat echt heel veel goed en we zijn trots op waar we staan. Onze huurders beoordelen de kwaliteit van de woningen en onze dienstverlening erg goed. En dat willen we zo houden. Maar we willen ons ook blijven ontwikkelen. Daarom zijn we het programma ‘Slimmer Samenwerken’ gestart. Dat past mooi bij onze filosofie van continue verbeteren. En we geloven dat het kan bijdragen aan het woongeluk van onze bewoners.’

Veel zaken gebeuren dubbel  
Eigen Haard werkt met veel leveranciers samen. Daarbij valt op dat er veel zaken dubbel gebeuren. ‘Voor ons planmatig onderhoud sturen we eerst de werkvoorbereider met de opzichter naar het gebouw om de situatie op te nemen. Een paar maanden later gaan we er met de aannemer heen voor de schouw. En vervolgens doet een andere partij weer de conditiemeting.’

Sneller helpen en beter informeren van onze klant  
Ook bij dagelijks onderhoud is er ruimte voor verbeteringen. ‘Eerst inspecteert onze eigen opzichter de woning. Vervolgens zet die in 90 procent van de gevallen de opdracht door naar een van onze leveranciers. Deze stuurt vaak weer een opzichter en daarna pas een monteur. Dat zijn drie bezoeken bij de klant. Deze weet vaak niet waar die aan toe is. En wij kunnen klantvragen niet goed beantwoorden omdat onze systemen niet gekoppeld zijn met die van de aannemer. We hebben daardoor onvoldoende grip op de doorlooptijden en werkzaamheden’.

Slimmer samenwerken 
Dat kan beter volgens Frans. ‘Ieder voor zich doet echt ongelooflijk zijn best. Maar het kan echt beter. Daarom zijn we het programma ‘Slimmer Samenwerken” gestart.  Onze aandacht ligt daarbij op dagelijks onderhoud, mutatieonderhoud en het gevelwerk bij planmatig onderhoud. Ook loopt er een pilot bij verduurzamen. Wij kijken hoe we slimmer met onze aannemers en leveranciers kunnen samenwerken. Door dit te doen helpen we onze klanten straks sneller en informeren we ze beter. Ook denken we hiermee onze woningen tegen lagere uitgaven te kunnen onderhouden.’

Kennis en ervaring uitwisselen  
Vorig jaar bepaalden we onze visie en strategie. Nu is het tijd voor de uitvoering. We starten klein in zogenaamde proeftuinen om het later verder uit te rollen. ‘Ik ben blij dat we beginnen. We kunnen kennis en ervaringen uitwisselen met twee leveranciers uit de voorselectie. Daarnaast proberen we ook te leren van corporaties die zo een traject al achter de rug hebben.’

Samen ontdekken
‘We begrijpen dat het onze huidige leveranciers bezighoudt. Afgelopen jaar hebben we alle betrokkenen op de hoogte gebracht van onze plannen. De afgelopen maanden vond een eerste voorselectie van leveranciers plaats. Daar hebben veel partijen aan meegedaan. De resultaten daarvan zijn aan alle betrokkenen gecommuniceerd.’ , aldus Frans.

Twee partijen uit deze voorselectie hebben we gevraagd mee te doen in de Proeftuin: Logchies renovatie en onderhoud B.V. voor planmatig onderhoud en KBK vastgoedonderhoud B.V. voor dagelijks en mutatieonderhoud. Ook hebben we B.V. Intersell gevraagd mee te denken over mogelijkheden voor digitale uitwisseling van data. We schatten in dat de Proeftuinen zo’n zes maanden duren. Vervolgens gaan we aan de slag met de definitieve selectie van leveranciers die straks als uitvoeringspartners met ons gaan samenwerken’.

‘Het is een interessant en spannend traject’, aldus Frans. ‘Er zijn mooie kansen. Onze bewoners plukken hier straks de vruchten van. Maar het heeft ook veel invloed op onze organisatie en externe partners. Daarom doen we het zorgvuldig en nemen we de tijd die nodig is om dit goed te doen.’