We hebben een ingebakken neiging dingen complexer te maken dan ze zijn. Het mag daarom soms best een beetje minder. Letterlijk. Hoe je problemen oplost binnen je bedrijf.
Hoe pakt jouw organisatie of bedrijf een probleem aan? Bedenk je alsmaar nieuwe, verbeterde ideeën zonder dat je verouderde methodes bij het grof vuil zet? Of las je telkens weer extra besprekingen in? Dan ben je niet de enige. Of dit de beste aanpak is, valt echter te betwijfelen.
Bij het oplossen van problemen of het veranderen van situaties zijn mensen namelijk geneigd het ingewikkelder te maken dan nodig is. Het lijkt of we de complexiteit bewust opzoeken. Dat komt doordat we vaak alleen maar extra en onnodige componenten toevoegen. We tellen er dus dingen bij op, in plaats van dat we ze aftrekken of onttrekken aan de situatie. Uit nieuw onderzoek blijkt nu dat we de kracht van vermindering, ofwel subtraction, niet mogen onderschatten.
Legoblokjes
De Amerikaanse professor Leidy Klotz kwam tot dit bijzondere inzicht toen hij en zijn zoon Ezra een brug bouwden met Lego. Omdat de steunpilaren verschillende hoogtes hadden, konden ze niet geheel worden overspannen. Klotz pakte daarom een extra blokje om toe te voegen aan de kortere pilaar. Op hetzelfde moment haalde de driejarige Ezra een blokje van de hogere pilaar af. Klotz besefte dat dit een veel snellere en efficiëntere manier was om een vlakke brug te creëren. Vanaf dat moment wilde Klotz alles weten over de ‘kracht van minder’. Hij voerde verschillende onderzoeken uit en schreef het boek Subtract: The Untapped Science of Less.
Voorgeprogrammeerd
Tijdens zijn onderzoek kwam hij erachter dat onze hersenen zijn voorgeprogrammeerd om dingen toe te voegen. Hierover zegt hij: ‘In ons streven om ons leven, ons werk en onze samenleving te verbeteren, voegen we overweldigend veel toe. We zien over het hoofd dat we de mogelijkheid hebben om datgene wat er al is te verminderen.’ Toen de deelnemers in het onderzoek erop gewezen werden dat ze items of elementen gewoon konden verwijderen uit problematische taken brachten ze twee keer zo vaak subtractieve wijzigingen aan. Deze wijzigingen bleken bovendien veel effectiever dan de additieve veranderingen.
Symptomen
Volgens Klotz stapelen we de ‘to-do’s’ automatisch op maar houden we geen rekening met de ‘stop-doings’. Het is daarom essentieel te beseffen dat onze hersenen geprogrammeerd zijn om vermindering te negeren. Deze negeerstand is de oorzaak van veel van onze problemen. ‘Rommelige kledingkasten en overvolle inboxen en agenda’s zijn slechts symptomen’, meent Klotz.
Met deze vragen bepaal jij of je subtraction ook over het hoofd ziet.
- Beginnen je goede voornemens vaker met ‘Ik zou meer van….’ dan met ‘Ik zou minder moeten doen van…..’?
- Besteed je meer tijd aan het verzamelen van informatie – via podcasts, websites, boeken of gesprekken – dan aan het destilleren van de aanwezige kennis?
- Voeg je vaker nieuwe regels toe in je huishouden of je werkplek dan dat je regels verwijdert?
- Ben je meer organisaties, initiatieven en activiteiten gestart dan je hebt afgebouwd?
- Denk je meer aan het helpen van kansarmen dan aan het wegnemen van onverdiende privileges?
- Heb je meer spullen dan vroeger?
- Heb je het vandaag drukker dan drie jaar geleden?
Meer denkwerk
Klotz beweert hiermee niet dat minder altijd beter is: ‘Als je ergens iets van aftrekt, kan je inderdaad tot minder komen. Maar het is niet hetzelfde als minder doen.’ Het vergt immers nog heel wat denkwerk om verschillende oplossingen tegen elkaar af te wegen. Omdat we geneigd zijn om subtraction te negeren, moeten we juist heel bewust nadenken over die mogelijkheid. Optellen en aftrekken zijn bovendien geen tegengestelde oplossingen. Klotz beschouwt ze als ‘complementaire manieren om verandering teweeg te brengen.’
- Hoe bedrijven de mogelijkheid tot subtractie over het hoofd zien:
- Ze voegen meer procescontroles toe als ze de kwaliteit willen verbeteren
- Ze voegen meer versteviging toe als ze meer stabiliteit willen
- Meer vergaderingen ter verbetering van de teamcohesie
- Meer statistieken om de productiviteitsfocus van werknemers te vergroten
Wie de subtraction methode succesvol wil toepassen, moet zich volgens Klotz eerst concentreren op de oorzaak. Dit betekent dat je je ervan bewust moet worden dat je hersenen automatisch overgaan op vermeerderen in plaats van verminderen. Daarna kan je door naar de volgende stap: iets aftrekken voordat je iets toevoegt. Stel, je bent bezig met de planning voor volgende week. Dwing jezelf dan om als eerste één reguliere teambijeenkomst weg te nemen. Klotz: ‘Als je eenmaal begint met aftrekken en je realiseert dat je tevreden bent met de resultaten wordt het veel moeilijker om deze optie in de toekomst nog over het hoofd te zien.’
